Untija.ac.id

Ketika kita bekerja dengan dokumen Microsoft Word, seringkali kita menghabiskan waktu berjam-jam untuk memilih font yang tepat agar dokumen terlihat profesional dan sesuai dengan tujuan. Namun, masalah yang sering muncul adalah ketika dokumen tersebut dibuka di komputer lain atau dicetak, font yang kita pilih ternyata berubah. Fenomena ini bisa sangat mengganggu, terutama jika kita telah bersusah payah menyesuaikan tata letak dan tampilan dokumen. Untungnya, Microsoft Word 2013 menyediakan beberapa cara untuk mengatasi masalah ini, memastikan bahwa font yang Anda pilih akan tetap sama di mana pun dokumen dibuka.

Mengapa Font Berubah?

Sebelum membahas solusinya, penting untuk memahami mengapa font bisa berubah. Ada beberapa alasan utama:

1. Font Tidak Terinstal di Komputer Lain: Font yang Anda gunakan di komputer Anda mungkin tidak terinstal di komputer orang lain yang membuka dokumen Anda. Ketika Word tidak menemukan font yang diminta, ia akan menggantinya dengan font default yang tersedia di sistem tersebut, yang seringkali berbeda.

2. Font Bukan Font Standar Sistem: Meskipun beberapa font adalah standar di sebagian besar sistem operasi (seperti Arial, Times New Roman, Calibri), banyak font lain yang diunduh atau dibeli. Jika font tersebut tidak umum, kemungkinan besar tidak akan ada di komputer lain.

3. Lisensi Font: Beberapa font memiliki lisensi yang membatasi distribusinya. Menyimpan font bersama dokumen dapat melanggar persyaratan lisensi ini.

4. Ukuran File Dokumen: Menyertakan semua font yang digunakan dalam dokumen dapat membuat ukuran file menjadi sangat besar, yang tidak selalu diinginkan, terutama untuk pengiriman email atau penyimpanan online.

Solusi untuk Menjaga Font Tetap Sama di Word 2013

Microsoft Word 2013 menawarkan fitur yang disebut "Embed Fonts in File" atau "Sematkan Font dalam File". Fitur ini memungkinkan Anda untuk menyimpan informasi font langsung di dalam file dokumen Word itu sendiri. Dengan cara ini, ketika dokumen dibuka di komputer lain, font yang diperlukan akan tersedia tanpa harus terinstal di sistem tersebut.

Berikut adalah langkah-langkah rinci untuk mengaktifkan fitur ini:

Langkah 1: Buka Dokumen Anda

Pertama, buka dokumen Microsoft Word 2013 yang ingin Anda simpan dengan font yang terjaga.

Langkah 2: Akses Opsi Word

Di sudut kiri atas jendela Word, klik tab "File".

Langkah 3: Pilih "Options"

Setelah mengklik "File", Anda akan melihat menu di sisi kiri. Gulir ke bawah dan klik "Options" (Opsi) di bagian bawah menu tersebut.

Langkah 4: Navigasi ke Bagian "Save"

Di jendela "Word Options" yang muncul, cari dan klik "Save" (Simpan) di panel navigasi sebelah kiri.

Langkah 5: Aktifkan Opsi "Embed Fonts"

Di bagian kanan jendela "Word Options", Anda akan menemukan beberapa pengaturan terkait penyimpanan. Cari bagian yang berjudul "Preserve fidelity when sharing this document" (Pertahankan akurasi saat berbagi dokumen ini). Di dalam bagian ini, Anda akan melihat dua opsi terkait font:

• Embed fonts in the file (Sematkan font dalam file): Centang kotak ini. Ini adalah opsi utama yang perlu Anda aktifkan.

  • Opsi Tambahan: Embed only the characters used in the document (Only embed characters used in the document) (Sematkan hanya karakter yang digunakan dalam dokumen): Opsi ini akan menyematkan hanya karakter yang sebenarnya digunakan dalam dokumen Anda. Ini akan membuat ukuran file dokumen lebih kecil dibandingkan dengan menyematkan seluruh set karakter font. Namun, jika seseorang ingin mengedit dokumen Anda dan menambahkan karakter baru yang belum ada, font tersebut mungkin tidak akan tersedia untuk karakter baru tersebut, dan Word mungkin akan menggunakan font pengganti.
  • Opsi Tambahan: Embed all characters (Sematkan semua karakter): Opsi ini akan menyematkan seluruh set karakter dari setiap font yang digunakan dalam dokumen. Ini memastikan bahwa font akan tersedia sepenuhnya untuk pengeditan lebih lanjut, bahkan jika karakter baru ditambahkan. Namun, ini akan membuat ukuran file dokumen menjadi lebih besar.

  Untuk sebagian besar kasus, menyematkan hanya karakter yang digunakan sudah cukup. Namun, jika Anda berkolaborasi dengan orang lain dan mereka perlu mengedit dokumen secara ekstensif, menyematkan semua karakter bisa menjadi pilihan yang lebih baik.

Langkah 6: Konfirmasi dan Simpan

Setelah Anda mencentang opsi "Embed fonts in the file", klik tombol "OK" di bagian bawah jendela "Word Options" untuk menyimpan perubahan pengaturan.

Langkah 7: Simpan Dokumen Anda

Sekarang, kembali ke dokumen Anda. Klik "File" lagi, lalu pilih "Save As" (Simpan Sebagai) atau "Save" (Simpan) jika Anda ingin menimpa file yang sudah ada. Saat Anda menyimpan dokumen, Word akan secara otomatis menyertakan informasi font yang telah Anda pilih.

Pertimbangan Tambahan

Meskipun menyematkan font adalah solusi yang sangat efektif, ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan:

• Ukuran File: Seperti yang disebutkan sebelumnya, menyematkan font dapat meningkatkan ukuran file dokumen Anda. Jika Anda berurusan dengan dokumen yang sangat besar atau memiliki keterbatasan ruang penyimpanan, pertimbangkan untuk memilih opsi "Embed only the characters used in the document".
• Font dengan Lisensi Terbatas: Beberapa font mungkin memiliki lisensi yang ketat dan tidak mengizinkan penyematan. Dalam kasus seperti ini, Anda mungkin tidak dapat menyematkan font tersebut. Anda bisa memeriksa lisensi font Anda jika Anda ragu.
• Font Sistem vs. Font Kustom: Font yang terinstal sebagai bagian dari sistem operasi (misalnya, Arial, Times New Roman) biasanya tidak perlu disematkan karena sudah ada di hampir semua komputer. Namun, menyematkan font ini tidak akan merugikan. Font kustom yang Anda unduh atau beli adalah yang paling penting untuk disematkan.
• Kompatibilitas dengan Versi Word Sebelumnya: Fitur penyematan font sudah ada di versi Word sebelumnya, tetapi terkadang ada sedikit perbedaan dalam cara kerjanya. Namun, untuk Word 2013, fitur ini bekerja dengan baik untuk memastikan konsistensi.

Cara Alternatif: Simpan sebagai PDF

Jika tujuan utama Anda adalah untuk membagikan dokumen dengan tampilan yang persis sama, tanpa perlu memungkinkan pengeditan lanjutan, menyimpan dokumen sebagai PDF adalah alternatif yang sangat baik. Ketika Anda menyimpan dokumen Word sebagai PDF, semua font yang digunakan dalam dokumen akan disematkan ke dalam file PDF itu sendiri. Ini memastikan bahwa dokumen akan terlihat persis sama di komputer mana pun, terlepas dari font apa yang terinstal di sistem tersebut.

Untuk menyimpan sebagai PDF di Word 2013:

1. Klik "File".
2. Pilih "Save As".
3. Di kotak dialog "Save As", pilih lokasi penyimpanan.
4. Di bagian "Save as type" (Simpan sebagai tipe), pilih "PDF (*.pdf)".
5. Klik "Save".

Kelebihan menyimpan sebagai PDF adalah universalitasnya dan jaminan tampilan yang sama persis. Kekurangannya adalah dokumen PDF biasanya tidak dapat diedit semudah dokumen Word asli.

Kesimpulan

Menjaga font tetap sama saat berbagi dokumen Word adalah hal yang krusial untuk menjaga profesionalisme dan kejelasan komunikasi. Dengan memanfaatkan fitur "Embed Fonts in the File" di Microsoft Word 2013, Anda dapat memastikan bahwa dokumen Anda akan terlihat persis seperti yang Anda inginkan, di mana pun dibuka. Pilihlah opsi penyematan yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda, apakah itu untuk memastikan tampilan yang sama atau untuk memungkinkan pengeditan lebih lanjut. Jika tampilan visual adalah prioritas utama dan pengeditan tidak diperlukan, menyimpan sebagai PDF juga merupakan solusi yang sangat efektif. Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat mengucapkan selamat tinggal pada masalah font yang berubah dan menikmati konsistensi dalam dokumen Anda.